Как написать письмо на английском

Отвечают ли люди на ваши электронные письма, написанные на английском, так, как бы вам хотелось? Или их игнорируют, пропускают важную информацию и удаляют, едва пробежав взглядом по диагонали? Уверены ли вы в том, что ваши сообщения производят нужное впечатление и легко читаются?

Есть определенные стандарты и правила написания е-мейла, которым можно следовать для того, чтобы ваши письма производили хорошее впечатление и приносили желаемую обратную связь. Давайте сегодня поговорим об этих стандартах и проиллюстрируем их примерами того, как нужно и не нужно писать электронные письма.

Тема письма: привлекательный заголовок

Заголовки любых текстов несут две функции: привлечение внимания и обозначение темы. Так называемая subject line в электронном письме преследует те же самые цели, поэтому тема должна быть выражена небольшим количеством слов, ясно и кратко.

Думаю, понятно, что основная масса людей, просматривая только заголовки, удаляют большую часть входящих писем, поэтому хорошо составленный заголовок повышает шансы на то, что ваше послание будет прочитано. Теперь пример того, как не стоит оформлять заголовки.

Плохо:

Subject: Meeting
Hi Joe,
I would like to remind you about the meeting at the next week. Please let me know if you have any questions!
Best wishes,
Frank

Почему плох такой заголовок? В первую очередь, он неинформативен. Если календарь адресата переполнен встречами, он вряд ли вспомнит, кто такой Фрэнк и на какую дату назначено событие – в письме об этом не упоминается ни разу!

Кроме того, тон письма очень похож на дружеское напоминание – это не подходит для делового сообщения.

Хорошо

Subject: Reminder of 10am Meeting on 10/05 on the new project.
Hi Joe,
I would like to remind you about Friday meeting at 11:00am in conference room A, where we'll be discussing the new project. If you have any questions, feel free to contact me.
Best Wishes,
Frank

Видите разницу? Огромный плюс такого заголовка в том, что читателю даже не нужно открывать письмо, чтобы понять, о чем идет речь. Заглянуть внутрь можно лишь для уточнения деталей, суть же ясна из заголовка.

Одно письмо – одна тема

Одно из преимуществ электронных писем по сравнению с традиционной почтой – бесплатность, отправляй хоть сотню писем в день, это ничего не стоит. Потому одним из негласных правил электронной переписки является сообщение в одном письме об одной теме.

Так ваш собеседник сможет ответить на каждое тогда, когда ему удобно, разграничивая темы и не путаясь. Ведь на одно письмо нужен краткий ответ, а для другого может понадобиться длительный диалог.

Если по каким-то причинам вам непременно нужно говорить в одном письме о нескольких вопросах, пользуйтесь нумерованными списками – это упростит чтение и восприятие.

В целом язык делового письма должен быть точным, однозначным, с короткими ясными предложениями и четкими формулировками, полностью раскрывать тему и содержать всю необходимую информацию. Это, конечно, в идеале. Но в нашем примере все не так:

Subject: Revisions For Annual Report
Hi Melanie,
Thanks for the report you have sent last week. I read through it yesterday and think that you need more information about our sales stats in Chapter 2. I also felt that the tone could be more formal. The report is going to be read by our Executives, and needs to reflect our professionalism.
Also, I wanted to let you know that I've scheduled a meeting with the PR department for this Friday, regarding the new ad campaign. It will be at 11:0 in the small conference room.
Thanks!
Monica

В этом письме хороший заголовок, точно описаны пожелания к изменениям в отчете – кажется, все хорошо. Но не настолько. Во втором абзаце письма сообщается о важной встрече, но эту информацию легко пропустить, и если Мелани не внесет ее в свое расписание сразу после прочтения письма, то вряд ли вспомнит о ней. Но если бы было написано два письма с правильными заголовками, то достаточно было бы заглянуть в почту, чтобы не забыть о пятничном совещании.

Пишите о желаемой обратной связи

Убедитесь, что из вашего письма ясно, что вы хотите получить в ответ – телефонный звонок, выполнение какой-то задачи, предоставление информации почтой или факсом и т.д. Не забывайте прикладывать свою контактную информацию, включая имя и должность. Помните, вы должны быть легко доступны для ответа.

Плохо

From: bestcompany@domain.com
Subject: Proposal
Michael,
Did you get my proposal last week? I haven't heard back and wanted to make sure.
Can you please call me so we can discuss?
Thanks!
Peter

Здесь пропущено очень многое. Во-первых, неясный subject line – о каком предложении идет речь в письме? Да и в самом тексте нет никаких объяснений. Где искать? Какое предложение? Как оно было отправлено – почтой или через е-мейл?

А куда позвонить? По какому номеру? Кого спросить? Какая должность у Питера, в каком подразделении он работает? Не создавайте сложностей людям, указывайте контактную информацию.

Хорошо

Subject: Checking On Reliable Delivery Proposal
Dear Michael,
I just wanted to check that you have received the delivery proposal I emailed to you last week. I haven't heard back and wanted to make sure it went through.
Can you please call me by Thursday so we can discuss? This is when our discount offer expires, and I want to make sure you don't miss it!
The quickest way to contact me is by cell phone.
Peter Jacobs, Head
Best Company, Inc.
123456789 (office)
987654321 (cell)

В этом письме нет никаких неясных моментов – предоставлены все контакты, разъяснена тема, никаких дополнительных вопросов не возникает, нужно только дать ответ на сообщение.

Будьте хорошим собеседником

Не забывайте регулярно проверять свою почту и отвечать на входящие сообщения – это обычная вежливость. Если для ответа нужно время, сбор сведений или поиск решения, ответьте, что вы получили письмо и прорабатываете его – отправитель будет знать, что его е-мейл доставлен.

Внутренние е-мейлы также не должны быть слишком неформальными. Помните, что переписка всегда может быть распечатана для использования в работе, может быть прочитана третьими лицами, переслана кому-то и так далее. Поэтому лучше все же придерживаться делового стиля общения, писать грамотно и избегать разговорного языка.